Vaak denk je dat je een helder verzoek hebt gecommuniceerd aan jouw MT leden en vervolgens kom je er achter dat het uiteindelijke resultaat niet voldoet aan je verwachting.

Sommige mensen wijten dit aan de zgn. ‘vloek van kennis’.

Voor jou was het volkomen logisch, omdat jij precies wist wat je wilde hebben, maar dit is niet altijd volkomen logisch voor de mensen om je heen. Zij kunnen tenslotte niet in jouw hoofd kijken.

Maar onderschat niet het algehele probleem dat zich voordoet wanneer jij zelf ook niet precies weet welk resultaat jij nodig hebt en niet kunt uitleggen wat jij er mee gaat doen.

In zijn boek ‘The Jelly Effect: How to make your communication stick’ beschrijft Andy Bounds dit concept met de term afters’. Afters beschrijven datgene wat een persoon of een publiek in de toekomst nodig heeft als resultaat van de (aan)vraag.

Bijvoorbeeld: als ik mijn CFO vraag om mij een overzicht/rapport te geven van de sales van het afgelopen jaar, in vergelijking met de twee voorgaande jaren. Dan heb ik eigenlijk geen rapport nodig. Ik wil weten hoe mijn organisatie de afgelopen drie jaar is gegroeid, rekening houdend met eventuele seizoensinvloeden zodat ik op een intelligente manier de toekomstige verkoopgroei kan voorspellen. Ik vraag om een rapportage maar de ‘afters’ maken duidelijk waarom ik de rapportage nodig heb en wat ik met informatie uit de rapportage ga doen.

De ‘vloek van kennis’ komt hier tijdens de communicatie om de hoek kijken.

Natuurlijk begrijpt mijn CFO wat ik nodig heb, waarom zou ik hier anders om vragen? Maar wat als mijn CFO een spreadsheet maakt met de totalen onder aan het blad.

Ik zou waarschijnlijk nog eens bij hem terugkomen om te vragen of hij de cijfers nog eens wil toelichten, en overzichtelijk in een grafiek zou kunnen weergeven, zodat ik een beter beeld van de cijfers heb.

Deze manier van heen en weer communiceren zorgt niet alleen voor verspilling van eigen tijd, maar doet ook een onnodig beroep op de tijd, energie en motivatie van je team omdat zij onnodig bepaalde werkzaamheden moeten overdoen.

Voordat ik een verzoek doe aan mijn MT leden, (vooral als het iets is wat enige tijd in beslag neemt om het te kunnen aanleveren), vind ik het de moeite waard om mijzelf twee minuten de tijd te geven om de volgende vragen te beantwoorden.

  • Waarom en waarvoor heb ik de resultaten van het verzoek nodig?
  • Wat dragen de resultaten van het verzoek bij aan het succes van de organisatie?
  • Wat ga ik (echt) doen met de resultaten?
  • Hoe is de succesvolle “voltooiing” van dit verzoek omschreven?

Als jij verantwoordelijk bent om het beste uit je team te halen, wees dan zorgvuldig en delegeer niet alleen maar taken, maar communiceer over de “afters” van deze taken.

Wanneer je dit in de praktijk gaat toepassen, zal het frustratie doen verminderen en voorkom je dat werk onnodig twee keer gedaan moet worden gedaan.

Heldere verwachtingen!

Heldere communicatie!

Heldere uitkomst!

Bron: https://tammyscorner.wordpress.com